Entrenador personal autónomo: alta, cuota y cómo facturar bien (con VeriFactu)

Si estás pensando en hacerte entrenador personal autónomo —o ya lo eres y llevas meses posponiendo el papeleo— lo primero que hay que decir es esto: no es tan complicado como parece desde fuera, y casi todo el miedo viene de no saber por dónde empezar. El alta, la cuota, el IVA y las facturas son cuatro decisiones concretas, no un examen de Hacienda.

En esta guía vas a encontrar todo lo que necesitas para pasar de "doy sesiones y cobro por Bizum" a tener tu actividad en regla: cómo darte de alta, cuánto vas a pagar cada mes, si tus sesiones llevan IVA o no, cuándo hay retención de IRPF en tus facturas, qué tiene que llevar cada factura y qué es eso de VeriFactu que seguro que te ha mencionado tu gestor. Vamos con calma, sin tecnicismos innecesarios.

Guía para entrenadores personales autónomos en España: alta, cuota, IVA, retenciones y facturación conforme a VeriFactu

¿Tienes que darte de alta como autónomo si entrenas a gente?

Sí, si cobras por entrenar a clientes de forma habitual, estás obligado a darte de alta como autónomo desde la primera sesión que factures, sin un mínimo de ingresos que te libre de ello.

La clave legal no es "cuánto ganas", es la habitualidad: si organizas tu actividad, tienes clientes recurrentes y cobras por ello, hay actividad económica y tienes que declararla. Es un error muy extendido pensar que por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) no hace falta alta: el Tribunal Supremo aclaró en 2025 que ganar menos del SMI no excluye automáticamente la obligación si existe habitualidad; solo se libra de forma clara quien ya es pensionista de jubilación. Para el resto, el criterio se valora caso por caso.

Dicho esto, hay matices reales según cómo trabajes (sesiones sueltas muy esporádicas frente a una agenda semanal fija, colaboración puntual con un gimnasio frente a cartera propia de clientes), así que si tu caso es dudoso, media hora con una gestoría vale más que arriesgarse a una regularización con recargo.

Alta en Hacienda: modelo 036/037 y qué epígrafe IAE usar

El primer trámite es censarte en Hacienda con el modelo 037 (la versión simplificada, la que usa la inmensa mayoría de autónomos persona física) o el 036 si tu situación es más compleja, eligiendo la actividad económica y el régimen de IVA e IRPF.

El epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) pensado específicamente para esta actividad es el 967.2 — Escuelas y servicios de perfeccionamiento del deporte, que la propia Agencia Tributaria incluye expresamente como aplicable a "entrenador personal y preparación de deportistas". Si trabajas sin instalación propia —a domicilio, al aire libre o dentro de instalaciones de terceros, como colaborador de un gimnasio— algunas gestorías encajan la actividad en la Sección 2ª de profesionales, grupo 826 (personal docente de educación física y deporte). No pagarás el IAE en sí mientras factures menos de un millón de euros al año, pero declarar el epígrafe correcto sí es obligatorio.

• Elige el epígrafe según cómo trabajas realmente (967.2 o grupo 826).
• Presenta el modelo 036/037 antes de empezar a facturar, indicando régimen general de IVA e IRPF en estimación directa (simplificada, en la mayoría de casos).
• Guarda el justificante: lo necesitarás para el siguiente paso, el alta en la Seguridad Social.

Alta en la Seguridad Social (RETA): plazos y tarifa plana

Tras el alta censal en Hacienda, tienes que darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), idealmente el mismo día o al día siguiente, y en todo caso dentro de los 60 días siguientes al alta fiscal.

¿Qué es la tarifa plana y cuánto dura?

Si es tu primera alta como autónomo (o no lo has sido en los últimos dos-tres años), puedes solicitar la tarifa plana: una cuota reducida de 80 €/mes durante los primeros 12 meses, prorrogable otros 12 meses más si tus rendimientos netos siguen por debajo del SMI. Se pide en el propio trámite de alta, no después.

Pasado ese periodo —o si no tienes derecho a la tarifa plana—, cotizas según el sistema de ingresos netos reales: cada año declaras una previsión de rendimientos y la Seguridad Social te asigna un tramo de cotización, con regularización posterior si te desvías. El detalle de tramos y cómo solicitar la tarifa plana está en el propio portal de la Seguridad Social sobre el sistema de cotización de autónomos.

Importes orientativos: la tabla de tramos se revisa cada año. Antes de darte de alta, confírmalos en la sede electrónica de la Seguridad Social, porque la tabla se actualiza cada año.

¿Tus sesiones de entrenamiento personal llevan IVA?

Sí: como entrenador personal autónomo, en la inmensa mayoría de casos tus sesiones llevan el 21% de IVA general. La exención del deporte no es para ti.

Además, si tus servicios no llevan IVA repercutido (porque de verdad encajas en algún supuesto exento muy concreto), tampoco puedes deducirte el IVA de lo que compras para trabajar. En la práctica, para el 95% de entrenadores personales autónomos, el escenario correcto es repercutir el 21% en cada factura.

Retenciones de IRPF en tus facturas: cuándo sí y cuándo no

La retención de IRPF solo se aplica cuando facturas a otro profesional o empresa, nunca cuando facturas directamente a un particular que paga sus sesiones de su bolsillo.

El 7% reducido aplica el año de inicio de actividad y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional similar el año anterior al alta y lo comuniques al pagador. Si compaginas clientes particulares (sin retención) con colaboraciones para un centro (con retención), es perfectamente normal tener los dos tipos de factura conviviendo en tu contabilidad. Si además colaboras dentro de un gimnasio con recepción propia, esa parte del negocio tiene su propia lógica de cobro que puedes repasar en cómo sacarle partido al TPV en la recepción de un gimnasio.

Facturar cada sesión: qué debe llevar tu factura

Toda sesión, bono o servicio que cobres necesita su factura, aunque el cliente sea un amigo o un vecino: no facturar no es "menos papeleo", es directamente una infracción tributaria.

Tienes dos formatos posibles, según el importe y quién sea el cliente:

• Factura completa: obligatoria si facturas a una empresa, a otro profesional o si el cliente la necesita para deducirse el gasto. Debe incluir número correlativo, fecha, tus datos y NIF completos, los datos y NIF del destinatario, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA y cuota, retención de IRPF si aplica, y el importe total.
• Factura simplificada (ticket): puedes usarla con clientes particulares cuando el importe no supere los 400 € (IVA incluido). Lleva menos datos —no hace falta identificar al cliente si no la va a usar para deducir nada— pero igualmente debe estar numerada y conservada.

Si vendes bonos de varias sesiones, cobrar por adelantado y no perseguir vencimientos sueltos también se puede automatizar, con la misma lógica que usan los centros para las cuotas mensuales: la explicamos en cómo automatizar el cobro de cuotas de un gimnasio. Y si dudas de si tu precio por sesión o por bono es el correcto, el criterio para ponerle precio a un servicio de entrenamiento es el mismo que usamos en cuánto cobrar por la cuota de tu gimnasio.

Bono de sesiones

Pack de sesiones prepagadas (por ejemplo, 10 entrenamientos). Fiscalmente, se cobra y se factura en el momento del pago, no sesión a sesión, salvo que factures cada una por separado.

Factura rectificativa

La que corrige un error en una factura ya emitida (importe, datos, IVA). Nunca se borra ni se reescribe la original: se emite una nueva que la anula o corrige, con su propio número.

Estimación directa simplificada

El régimen de IRPF que usan la mayoría de entrenadores autónomos: tributas por ingresos menos gastos reales, con una deducción adicional del 7% por gastos de difícil justificación.

VeriFactu para el entrenador autónomo: qué es y cuándo te toca

VeriFactu es el sistema de facturación certificada del Real Decreto 1007/2023, y para autónomos deja de ser opcional el 1 de julio de 2027, no en 2026 como decían las primeras noticias.

El Real Decreto-ley 15/2025 amplió un año el calendario original: las sociedades tienen de plazo hasta el 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios —incluidos todos los autónomos— hasta el 1 de julio de 2027. En la práctica, 2026 es un año de transición y pruebas, no la fecha límite. Lo tienes confirmado en la nota informativa oficial de la Agencia Tributaria sobre la ampliación del plazo.

Que la fecha se haya movido no significa que convenga esperar al último mes: cambiar de sistema de facturación a última hora, con clientes y facturas ya en marcha, es más lío que ir migrando con calma. Y el riesgo de seguir sin adaptar cuando el plazo sí venza no es pequeño.

La solución práctica no es memorizar el reglamento: es que el programa con el que ya facturas —o el que elijas ahora— emita en modo VeriFactu de serie, con hash encadenado y QR, sin que tú tengas que tocar nada cada vez que emites una factura. Si además de entrenar por tu cuenta ayudas a gestionar un centro con más monitores y recepción, la norma tiene matices propios de negocio con local que están desarrollados a fondo en la guía de VeriFactu para gimnasios.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta darse de alta como entrenador personal autónomo?

El trámite en sí (modelo 036/037 y alta en RETA) es gratuito. El coste real es la cuota mensual de autónomo: 80 €/mes con la tarifa plana el primer año, o desde unos 200 €/mes en el tramo general más bajo si no tienes derecho a ella. A eso se suma, si contratas una gestoría, su cuota mensual (habitualmente entre 30 y 60 €/mes).

¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?

No de forma legal y continuada. Si cobras por entrenar a alguien de manera habitual sin estar dado de alta, estás ejerciendo una actividad económica sin declarar, con riesgo de sanción y de tener que regularizar con recargos si Hacienda o la Seguridad Social lo detectan. Una sesión puntual y aislada es distinto a tener una cartera de clientes recurrente.

¿Necesito un epígrafe distinto si trabajo en varios gimnasios como colaborador?

El epígrafe (967.2 o el grupo 826 de la Sección 2ª) es el mismo aunque colabores con varios centros: lo que cambia es a quién le facturas. Si facturas al gimnasio como proveedor de servicios, esa factura sí lleva retención de IRPF; si el gimnasio solo te pone en contacto con el cliente y este te paga a ti directamente, factura sin retención al particular.

¿Qué pasa si no le pongo IVA a mis facturas?

Si tu actividad no está exenta —que es lo habitual para un entrenador personal autónomo— y facturas sin repercutir el 21% de IVA, estás emitiendo facturas incorrectas: tendrás que regularizar ese IVA con Hacienda igualmente, normalmente asumiéndolo tú de tu propio margen porque ya cobraste el importe sin él.

¿Desde cuándo es obligatorio VeriFactu para autónomos?

Desde el 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025. Antes de esa fecha no hay sanción por no tenerlo, pero sí conviene ir adaptando tu forma de facturar con margen, en vez de cambiarlo todo de golpe el último mes.

¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel o Word?

Hasta que te toque el plazo de VeriFactu (1 de julio de 2027), sí, siempre que la factura cumpla el contenido mínimo exigido y mantengas la numeración correlativa sin huecos. A partir de esa fecha, un Excel no cumplirá el requisito de sistema informático de facturación certificado, así que merece la pena migrar a un programa adaptado con tiempo de sobra.

Ser entrenador personal autónomo no tiene por qué significar vivir con miedo a Hacienda: es dar de alta la actividad, elegir bien el régimen de IVA e IRPF, y facturar cada sesión con lo mínimo exigido. Hazlo una vez bien montado y el papeleo deja de robarte tiempo de lo que de verdad quieres hacer, que es entrenar a tus clientes.